私のところは、数年前に法人化し、月並みですがなんとかやっています。
そんな中で、請求書が電子化（いわゆるメールなど）で送ることが多く、紙での明細を発行することが減ったと聞いたとき、衝撃を受けました。
私の会社においては、お客様のご要望に応じ、ＰＤＦ形式で請求書を発行しています。
しかしながら、押印が無いと請求書として認めない某官公庁もありますが、上場企業も含め電子化の流れは止められないと痛感しています。
その中で、私がオススメしたいツール・サービスをご紹介いたします。
私自身は、基本的に月々が「無料」、使ったらその分「有料」というのが好みです。
スクエア
カード決済のサービスと思っている方が多いと思います。
これは、ものすごい優れもので、私が知る限りでは一番使い勝手がよく、便利です
その理由は、次の通りです
スクエアの特徴
- １ カード決済がＪＣＢを含め主要ブランドすべて使える
- ２ 初期費用はゼロで、カードリーダーを購入しなくても利用できる
- ３ メールによる請求書機能がついており、カード決済に対応できる
- ４ レシートプリンタを購入すると、領収証を印刷することが可能
- ５ 手数料はクレジットカード決済の場合のみ
- ６ カードの決済における入金は水曜日締め・2日後の金曜日に振り込まれる
- ７ 決済はスマホが無くても、パソコン1台とネット環境があれば利用可能
- ８ クラウド系会計ソフトと連携すると自動的に請求情報と入金情報を作成することが可能
これだけの機能が無料で使える会社は正直言いましてありません。
良いことづくめに見えても、私の会社においては、スクエアの利用はまだまだ限定的です。
理由は現在、同様のシステムを導入済みということもあり、切り替えがなかなかできない。という事情です。
ただ、現在請求書をエクセルで作成し、メールで送っているならば、是非スクエアへ移行をオススメします。
とにかく、手間がかからない。
請求書の管理も現金・カードを併用できるため、必ずしもカード決済ありきでないところは良いと思います。
また、スクエアで作成した請求書を郵送し、カード決済で使うかどうかを選ぶ事も可能だったりと使い方は様々でしょう。
ただ、すべての顧客に当てはまる訳ではなく、あくまでも顧客と業態によるところが大きいとみています。
銀行口座
銀行口座開設は、最低2口座あると便利です。
個人事業主であれば、ネットバンキングの利用料が原則として無料です。
一方で、法人の場合はネット専業銀行とゆうちょ銀行は無料ですが、それ以外の金融機関は毎月1500円ほどの利用料が発生します。（全機能を使う場合は3000円以上かかる）
口座開設において持っておきたい銀行口座は
迷わず「ゆうちょ銀行」をおすすめいたします。口座開設のハードルは年々上がっていますが、開設許可がでれば是非活用したいところです。
ゆうちょ銀行とあわせて持っておきたい銀行口座として、楽天銀行とPayPay銀行（旧ジャパンネット銀行）があります。
お客様からの入金口座として活用するにはもってこいの銀行です。入金通知が届く機能が標準であることから、入金管理が極めて便利です。（月末は入金通知が遅い事があるため、個別確認が必要）
ゆうちょ銀行は「口座引き落とし」には使えますが、一部の決済会社は「ゆうちょ銀行」への送金はNGとなっており、こういった場合に楽天銀行・PayPay銀行を活用する事が望まれます。（例：クレジットカード会社からの入金）
地方銀行の口座開設は必要か？
この結論は悩ましいところで、法人化して6年ほど経過しましたが、地方銀行の口座が必要になった事例が残念ながら無く支障はありませんでした。
地方銀行の口座を持っていない法人企業はおそらく少数で、保有の理由は「融資」を受けているためです。逆に言えば、銀行からの融資を受けていなければ口座を開設する必要はありません。
様々な諸説はありますが、銀行口座は3つ作る事が大事と言われています。
- 1 入金用口座（受取）
- 2 決済用口座（支払）
- 3 積立用口座（貯金）
この3つの口座を持っておくことによって、資金の管理が格段にしやすくなります。
私の会社の場合はこのような口座構成です。
- 入金・売上金（PayPay・ゆうちょ振替）
- 決済・口座振替（ゆうちょ貯金）
- 積立・雑収入（楽天）
もちろん、これは原則であって多少例外もあります。
口座は少なければ少ない方がよいという考え方は正しく、多くなりすぎると資金の動きが全く読めなくなり、混乱します。
入金用口座を2つに絞っている理由は明確で、銀行振込の場合はPayPay・払込用紙の場合はゆうちょと分けています。これによって、お金の動きが追いやすくなります。
特に、ゆうちょ銀行同士の送金は月5回まで無料な点を活用し、振替口座に入金されたお金を月に1回資金移動を行います。（ゆうちょダイレクト利用時）
また、ゆうちょ振替口座は当座預金に近い扱いのため、現金引き出しは窓口に限られ、資金移動は非常に煩雑です。この煩雑さを解決した方法がネットバンキング（ゆうちょダイレクト）です。
この資金管理の動きをまとめると、口座振替を行う銀行は「ゆうちょ銀行」とする事が適切で、日本全国どこにいても活用できます。
PayPay銀行・楽天銀行の2つについてもゆうちょ銀行とは親和性が高く、楽天銀行は入金の連携がとれ、PayPay銀行については入出金手数料が3万円以上無料（法人・個人関係無く）という点が非常に便利です。（今後の情勢は不明としつつも、現時点ではPayPay銀行のみ）
通信環境
昨今の電話環境はめまぐるしく変化し、固定電話不要論が目立つようになりました。
一般の店舗であっても、固定電話は設置せず携帯電話のみで営業している店舗も非常に多い事は記憶に新しい話です。
電話番号のあり方を考える
1 固定電話は本当にいるのか？
2021年現在において固定電話のあり方が変わってきました。
2 固定電話のメリット
固定電話のメリットはおそらく「電話帳」掲載が大きな要因ではないでしょうか。
固定電話があることによって、地図情報の反映が行われ、これによってナビで案内するときも「電話番号」を伝えるだけでカーナビやオンラインマップが適切に案内してくれる事も大きなメリットと言えます。
3 固定電話のデメリット
情報を公開するという事は招かざる客が訪問するという点も決して見逃せません。そのため、固定電話を置くことによってリスクをとるかは業種業態によって検討してよいと思います。私の会社のように店舗を運営している場合は、固定電話は必須で、各種契約の条件にもかかわります。
（特にクレジットカード加盟店などの申し込みがある場合は固定電話は何らかの形で必要です）
公共料金クレジットカード払いのススメ
クレジットカードは保有できるならば、最低2枚は持っておきたいものです。
最初の1枚はVISA・もう一つはJCBの組み合わせが一番よく、支払いの締め日もVISAが末締め・JCBは15日締めになる事から、うまく使い分けると非常に便利です。
公共料金の支払いは基本的にVISA1枚でおそらく足ります。ただし、公共料金の締め日がずれると2ヶ月まとめて支払いになる事があるため、2ヶ月まとめての状況がVISAで発生したときはその支払いだけJCBへ移すことによって毎月平滑して支払いが可能になります。
ただし、クレジットカード払いの最大のリスクは「支払い」に関する事でしょうか。
資金繰りに自信がない最初にうちは口座振替と窓口払いを行う事も一つの選択肢です。
クレジットカードを選ぶならどこが良い？
個人的には、クレジットカードの審査が通過できるなら公共料金に絞ってクレジットカード払いを行う事をおすすめします。
とくに携帯電話を分割で購入するならば、クレジットカードで払うのとなんらか違いはなく、それならクレジットカードで支払う方がずっと効率的です。携帯電話会社のカードならポイントも2重取りできるなどメリットも大きく、便利です。
会社のカードはVISAとJCBをメインに使っていますが、私費はケータイがドコモなので、ドコモのdカードにしています。iDとポイントカードとクレジットカードの3つが搭載されている事で利便性は格段に上がります。年会費も無料なのでドコモの携帯を持っていなくてもお得です。
同様のクレジットカードはau payカード（ポンタポイント）が貯まりますが、こちらは少しお得感が少ない印象があります。
今後発行予定のPayPayカード。YJカードからの社名変更とあわせてPayPayカードが発行される見通しですが、現在のYAHOO!カードとの差別化がまだ不透明なため、当分静観です。