アポイントの取り方はぼくもいろいろ考えていますが、どれも決定打に欠け最適な手順がありません。
いろいろ考えて確実といえるアポイントの時間とやり方を考えて見ました。
１）アポイントの取りやすい時間を知る
私のお客さんはサービス業が多いため、連絡がつきやすい時間に限りがあります。
旅館業
チェックアウトが終わる時間帯を目安に連絡が好ましいと言われています。
場所によって異なりますが、だいたい午前10時30分～11時30分の間でとるのが確実です。
午後は銀行へ行く事が多いため、午前中のアポイントは非常にオススメです。
飲食業
ランチタイムをしている会社の場合はランチタイムの受付が終わる午後2時～午後4時の間の連絡がベストです。いわゆる休憩時間がわずかですがあります。これを過ぎると夜の部が始まるのでまず無理です。
オフィス系
時間帯として何時頃が良いと言うのはありませんが、私のところに多い時間帯は殆ど夕方の４～6時に集中しています。営業電話のたぐいにしろ、アポイントを取るにしろこの時間帯がなぜか多く理由はいまいちわかりません。推測として営業時間が終わるあたりが余裕が出るからと思われる事でしょうか。私のところは夕方に電話が集中する傾向があるため、どちらかと言えば夕方は忙しいです。
販売系
時間帯は基本的に営業時間内であればよほどの事が無い限りいつでも良いと思います。ただ、忙しい時間帯が業種によって異なるため、ある程度の見極めが重要です。個人的には、午前中なら11時、午後から3時がオススメです。
２）アポイントの取り方
私の場合は、アポイントを取る相手にもよりますが
- 電話
- FAX
- メール
- 手紙
を用いています。特に電話は敬遠されやすいのですが、一度電話でコンタクトがとれた場合、電話以外で意思疎通が可能とわかれば、メールやFAXでのやりとりにします。
業種にもよりますが、メールでやりとりができる相手とFAXが良い相手といます。
私のところは、電話よりメールが多く、緊急の時以外は決して電話はかけません。
メールが基本で、その次がFAXです。
FAXの場合は、こちらからの依頼事項が基本で、連絡はむしろFAXで返信ではなく電話でいただいています。
手紙という方法もありますが、残念ながらあまり効果の高い方法ではなく一番コストがかさみ、反応が悪い典型です。
３）その後
アポイントを取る事はビジネスで基本と言われますが、どうやれば確実に相手とやりとりができ、実現に結びつけられるか？
まずは、権限を持つ人と盤石な信頼関係を作る事。
初対面では難しい（私はかなり苦手）ので、構築に最適なのは仲介者を置いて最初のコンタクトを確実にする。これにつきます。基本的に相手を動かすには、相当な時間と労力がかかります。アポイントを取る事は難しいですが、コツをつかむと割と簡単です。
私の場合は、相手から連絡してもらいやすい環境を作り、こちらが会って欲しいとするのでは無く、相手から会って欲しいとしてもらう事。
難しい事ですが、どんな親しい人でもアポイントの取り方を間違えるとトラブルの原因になるので、コンタクトをとる事にふさわしい時間と手順を見極める事。
これにつきます。
電話でコンタクトがとれないなら、手紙という人がいますが「書留」で送って届かなかった。と言うオチは一番最悪です。
相手は手渡しである事を強調したつもりでしょうけど、それならば「特定記録」の様に、配達まで追跡できるが手渡しでなく、ポスト投函の様な手段を執るべきだと言いたいのです。