ScanSnapの活用とドキュメント管理

昨年から、書類の電子化を進めているおおくすです。

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電子化とデータ管理の関係は非常にシビアで、導入まで方針が定まらず、電子データ化にあたって

  • 「データ」のバックアップがしっかりできる構造
  • 「ネットワーク化」を行い、スタンドアローン(単独)で利用せず共有化
  • 「手元」で操作できるレイアウト

 

を考え試行錯誤の上、やっと書類の本格管理に至っているところです。

 

領収証や請求書のデータをこれまでは紙ベースで保管していたものを今年から領収証のみ、スクラップブックに処理して、請求書関係の書類は原則電子化にし、CD等で保管。の方針です。

データの電子化は、とにかく書類が多い私にとって悲願と言うべき案件で、保管している書類は契約書も電子化しています。

 

特に契約書の電子化等は、携帯ショップではすでに原紙をショップで保管せず、打ち出した書類をサインしてスキャンした後、顧客へ渡す仕組みです。

ショップには個人情報を残さず、原紙をユーザに渡す方法は至って自然ですし、私もこの方法を採用しています。

さらに、私のところでは書類関係は、原則FAXで受領する仕組みをとっており、FAXで届いた原稿をScanSnapにかけて保存する場合と、PDFで届いたFAX原稿をそのまま保管するケースがあります。

 

いずれにしても、書類の電子化は安易に複製が不可能な非可逆方式(一度保存するとオリジナルの状態に戻せない事を言う)な為、改ざん防止にもつながり、手間も省けるねらいもあります。

 

FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500

 

 

最新型のScanSnapはLAN対応になって利便性が向上しており、これもまた便利です。

私は、定番のS1500シリーズを利用していますが、両面同時にスキャンするスピードがとにかく速く、ストレスを感じません。

 

ScanSnapの良さは、スピードが速い事と何よりも、両面同時スキャンができる事です。

サイズも比較的小さく、使う時だけ広げても良いし使い勝手が良い。

 

特に無駄なボタンが無く、動作も本体からは開閉でスイッチが入り、読み込みはスタートボタンのみ

制御はすべてPC側で行う手軽さですが、専用ツールが必ず必要で利便性は若干落ちるかもしれません。

TWAINに対応しておらず、関連ソフトの連携は一工夫必要です。

 

現在は、ScanSnap + DocuWorksの組み合わせで印刷物のデフォルト(標準設定)をDocuWorksにし、他のプリンタを使う時だけ選択する様にしています。

私のところでは、プリンタが8台稼働しており、印刷だけに使うにしてもどれをメインに使うか、後はレシートプリンタとドットインパクトを入れたらあらゆるプリンタを備えている形になるため、プリンタが山盛りになるのも考え物です。

書類を捨てきれない私にとって、ScanSnapで電子化した上で、書類を処分する。

まだまだ無駄は多いのですが、捨てるタイミングだけでも見誤らない様にしたいと思う今日この頃です。

 

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