ワークスペースの改善と書類のデジタル化

パソコンの環境で左右されやすいワークスペースは割とコンパクトであるのは大事な事です。

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ここ3年ほど前から、設備投資を進めて、昨年の暮れで一段落ついたところがあります。

もちろん、設備産業である故、新しい機器の導入は常にする必要がありますが、早々買い換える必要があるものはたぶんなさそうです。

 

私の会社では、プリンタが8台。

内訳として

  • レーザプリンタ 3台
  • インクジェット 3台
  • ラベルプリンタ 2台

の構成でうち、6台はLAN接続、残り2台のうち1台はUSB直結で、1台はLAN変換で繋ぐと言う構成になっています。

レーザプリンタの必要性を考えた際、社内文書の打ち出し(特にモノクロ)は各自1台ずつ配備し、請求書や提案書を作るカラーレーザがある格好です。

インクジェットタイプに関しては、プリンタ単独として1台、複合機(FAX機能付き)が2台ですが、実際は操作性を考えて、複合機(HP)は、iPhone等最新の端末対応のプリンタとして準備した経緯があります。

そう考えて見渡すと、主要プリンタメーカは各1台ずつある形になり

  • Canon
  • Epson
  • Brother
  • HP
  • OKI
  • RICOH

と一番、使っているのはCanonです。一番近い手元においてあり、社内資料打ち出しから運送会社の伝票打ち出しまでこれ1台でできます。

スクリーンショット 2014-01-26 23.49.41プリンタがここまであると、使うのが大変じゃないか?と思われがちですが、目的別に見れば

BrotherのプリンタがFAXとラベルプリンタという特殊用途であるのを除き、後はすべて同じA4プリンタですから、利便性は良いでしょう。

あと、いくつかそろえたいプリンタがあります。

  • ドットインパクトプリンタ
  • A3プリンタ

があります。

あると便利ですが、利用頻度の面から照らし合わせて時期尚早だろうといったところでしょうか。

もちろん、A3プリンタの用途はA3用紙の印刷ももちろんですが、私の場合は封筒印刷で利用を考えています。

通常、プリンタは1台で何とかなります。

ほとんどの会社では、プリンタは1台で使い回して運用していますから特段、力説してたくさん置くべきだとは思いません。

1台あれば、本来良いのです。

私の様に、目的別にプリンタを置く奴はさておき、HPのプリンタを導入したのは、単純にドキュメントスキャナのScanSnapの補完を目的としています。

立体スキャナは近々、導入を予定していますが、今のところはこの構成でほぼ間に合うでしょう。

仕事環境をしっかり整えるのは、事務効率の向上につながります。

一昨年から導入したScanSnapを元に、書類のPDF化を進めています。

今まで何でもコピーを取っていたのですが、昨年あたりからはスキャンしてPDFにし、保管。

FAXで送るときも、いったんPDFにしたものをPC-FAXと言う形で流しています。

請求書関係も、フルデジタル化してこれまでファイリングしていたものも電子化したもので保管し、紙の資料は時系列で保管しました。

探す時のスピードがどの程度変わるかわかりませんが、電子化したものなら、年次がわかればすぐに参照できる様にするのも一つの取り組みです。

 

デジタル化に関連して、昨年度から請求書システムを刷新し、現在も進化しています。

私の会社のテーマは「キャッシュレス」&「ペーパレス」

 

社内システムのフルデジタル化はまだ時間が掛かりそうですが、手間の掛かる仕事を一つずつ減らしていくのが課題です。

最初の頃は、必要に迫られて買いそろえていたのですが、いつの間にか時間効率を考えて今の形態に至るのです。

そのうちといっていたらいつまでもできないので、今年はとにかく「請求書システム」を完璧に仕上げる。

 

人の為に作るんではなく、自分が使いやすいシステムを作る。

出かけがちで短時間で仕事が済ませられるシステムの構築。

今の目標は、デイリーワークで決算諸表が自動的に生成されるシステム。

 

やっと、5年後のビジョンが見えてきました。

 

まずは、面倒な作業から解放されたい。

そして、本来の業務に専念したい。

 

んでもって、新しいビジネスの開発も続けたい。

 

やりたい事ばかりです。

 

では、また明日。

 

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