電話連絡と連携~予定管理(タスクマネジメント)

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電話連絡は誰かに引き継げばそれで終わり・・・ではない。

良くある話だが、私がAさんと話をして、AさんがBさんに引き継いでBさんから連絡が入る。話は良くある。

しかしだ・・私はAさんとやりとりをした上で、Bさんから連絡をもらう話は聞いておらずBさんもAさんが私と何を話ししたか結局AさんはBさんに肝心の事を引き継ぎせず。

と言ういわゆるたらい回しです。

 

まぁ、世間一般ではやっている通話録音も実際あまり役立ちません。

実際はこういった言った言わないの水掛け論を未然に防ぐためです。しかし根本的な電話のやりとりができず結果的に放置されると言うオチは決して許されるはずも無く。

 

電話連絡が手落ちになりやすいのは

「自分が言ったことは引き継いた人がしてくれるから大丈夫」

と言う無責任ぶりが招く訳です。

 

大切な事は

  • 「どういう事情であれ、まずは自分が先に相手へ連絡をする」
  • 「その後、引き継ぎした人に電話を交代する」
  • 「問題があれば当初の担当者が責任もって対応する」

といった基本的な動作が問われるのです。

 

ボクの場合は事務処理より現場が多い為、事務処理はつい後回しになりがちです。

 

私の場合は、連絡は電話より「メール」「ファクス」を多用し、「電話」するときは急ぎの時と特別な事情の時だけ。基本はメール。

 

ビジネスの基本は相手の時間に合わせず、自分の時間でビジネスを進める。

 

一方的と思われがちですが、メールやファクスというのは一方的に送るメディアです。

とはいえ送信が確実にできている事を担保できればこれほど便利な方法はありません。

 

 

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