近頃のスケジュール管理といえば、iPhoneを持ち歩いていることもあり、ほとんどスマートフォンに日時と件名を入れる程度です。
ぐうたらな私ですが、こういった記録は本来スタッフ間で共有しあうことが基本とはいえ、スケジュール管理がスマートフォンだけに記録されていると肝心な時、把握できない。
そういったことから、普段は事務所に30日分のスケジュールが記入できるホワイトボードを設置しています。
設置面積の関係もあり、あまり大きくありませんが視覚的に見ることができ、予定のあるなしを即座に判断できるのは大変魅力的なことです。
とはいえ、いつでも事務所にいるわけでありませんから、普段はスマートフォンで、事務所ではホワイトボードという使い方は割と単純ですが、大事なことです。
以前はダイアリーを兼ねたスケジュール帳を持ち歩いていましたが、うまく使いこなせず結局、ノートでアトランダムに記入するようになりました。
実際問題、定期訪問のクライアントの際、必ずノートには「次回訪問の日時」を記入する習慣をつけています。
これはどういう意味かと言えば、スマートフォンで入力するのと同時に、ノートに日時をメモするのは、打ち合わせの内容を再度確認するのと同時に、ホワイトボードに次回の予定を転記する意味もあります。
スケジュールの情報をあちこち書いてあると整合性やミスが出るのでは?と思いますが、ノートにしてもスマホにしても紛失しない保証はどこにもありません。
逆に破損等で使用不能になる可能性だってもちろんあります。
iPhoneに関して言えば、データがリアルタイムで保存されるので、iPhone以外でも大丈夫なのは事実です。
ノートは紛失したらそれで終わりです。
ノートをとるのは、すでに時代遅れかもしれません。
しかし、手を動かしながらメモをとる習慣はこれからも続くことですし、すべてがスマホやタブレット端末に置き換わるとは思えず、手書きで記録する習慣は残すべきと考えるからです。
データのコピーに関して言うと、カメラ機能でメモをさっと撮影して事務所のパソコンで拡大表示。
手書きはほとんどせずに済むというところです。
スケジュール管理の基本は「忘れない」、「間違えない」であります。
仕事の案件ほど、納期が基本です。
色々な工夫がまだまだいりそうな今日この頃です。
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