コールレス・キャッシュレス・ペーパレスで始める「非対面のあり方」

レスといえば、無しを指すんですが

私の会社で取り組んでいるのが

「キャッシュレス」
「ペーパレス」
「コールレス」
の3つ。
<h2>>キャッシュレス</h2>

>売掛金に関する諸問題
キャッシュレスは言わずと知れた、「現金決済をせず、銀行決済を基本」とする取り組み。
すべてのオペレーションにおいて、振り込みまたはカード決済を基軸としたシンプルな手法です。
月次課金がある場合は、口座振替において取り組み、回収もれを最小限にとどめる一つの取り組みです。

>買掛金に関する諸問題
事務用品・郵便・物流・ホスティングに至るまで基本的に締め請求扱い(いわゆる買掛金)として行うのは、
現金決済であれば、どうしても漫然とした資金計画が、買掛金となれば計画的に支払いを行わないといけない事情からです。
逆に言えば、売り掛けにできるのは一定の信用力に基づくことであるため、支払い能力がなければできないといわざる得ません。
(一般の利用料に比べ、大きい金額が動くことからも慎重な資金管理が求められます)

 

<h2>>ペーパレス</h2>

こういった業界であれば、あるほどデータの流出には細心の注意を払わねばいけません。
書面でのやりとりを必要最小限に留め、取り組むべきです。
原則論は、書面は必要以上に「持ち歩かない」、「取り出さない」、「見せない」
が大前提であり、複写式でない場合はファクスを借りてスキャンする。
そうでないとしても、デジタルデータにおいて処理を行い、原本は返却といった対応は求められると私は考えます。

昨今、私の会社でのファクスについて、データは「メールでの受信」に切り替えたことは、必要以上の印刷をしない
データの保管についても、スピーディな流れで対応できる観点から、光回線への切り替えを機に
「FAXお知らせメール(NTT西日本)」および
「BIZFAXストレージ【通称:050FAX】(NTTコミュニケーションズ)」の
両方を併用しながら対応しています。

印刷しないことで、外出先からすぐに確認でき、なおかつセキュリティ面にも寄与すると考えています。
もちろん、パスワード管理の問題もあるため、絶対安全という訳でありません。

この方法は、あくまでも「より便利な方法」であり、安全性を担保するならば従来通り、メールキーパー(手紙やファクスを管理する人)がすべて一元管理してから行うしかほかならず、手順には一定のルール化が求められそうです。

 

<h2>>コールレス</h2>
インターネットがある程度市民権を得てきたことから、通常のやりとりはすべて電子化されてきました。
それ故、電話をかけてやりとりすることはきわめて少ないのが現状です。
私は、顧客層に応じて
*電話
*ファクス
*メール

の3つを主軸に据えていますが、現場系の人は電話が中心、事務所系の人はファクス、それ以外がメールとなり

メールでやりとりができる人は、きわめて少ないのが現状です。
コールレスという言葉は「電話をしない」ではなく、「電話にかわる手段を構築する」意味です。
※コードレスは「受話器に電話線がついていないことを指す」ため、根本から異なる

メールでのやりとりはスピードが重視され、電話は即時性、ファクスは可読性です。

メールは電話のように「時間」を考慮する必要もなく、ファクスのような「コスト」も考えるものでありませんが
どちらにも共通していえる「即時性」はメールにはありません。
届いたかもしれない。という不安定さが残るのが「メール」です。

ただ、未着率はよほどのことがない限り、ほぼ100%届きます。届く時間も送信完了から30秒以内には到着しています。

緊急性がない場合、時間あるとき返信がほしい場合は、メールですが
緊急性があり、確実性を求める場合にはメールは不適であり、その際は電話・ファクスを使うことが望まれます。

とはいえ、双方の時間を合わせることは、この昨今きわめて難しい状況故、メールはある程度の秘匿性を担保でき、落ち着いて内容を確認できる便利な手段と考えています。
私の会社においては
ペーパレスの達成度はまだまだ低く、どうしてもアナログライクな電話・ファクスが中心です。
電話回線も余剰を作りながら常に回線待ちが出ない工夫をしています。
長くなりそうな場合は、着信専用回線を案内しやりとりしたり、まだまだ工夫の余地はありそうです。
*キャッシュレス
*ペーパレス
*コールレス

は取り組めば取り組むほど、合理的なことです
現金の授受がありませんから、常に通帳における数字だけやや無機質ですが、いかんせん効率のよいことかもしれません。

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