仕事の積み残しを減らす工夫

日々の業務において、「先を読む」力は様々な場面で必要とされ、その判断は瞬時に行われる。
読みを外す事が多い自分にとって、経営を読む力は、日々のやりとりにおいて見いだされると考えて間違いなさそうです。
先日、コンビニで見つけた一冊の本。

仕事の整理整頓で一気に業務効率を上げるヒントが詰まったテキストで、当たり前の事を当たり前に書いているだけに、思わず納得してしまうものです。
人の考え方はいろいろですが、
大きく業務について分けると
*積み残しは一気に片付ける
*小さい仕事はすぐに対応
*大きな仕事に向けて全力で取り組む
とごく当たり前な事ができないのが人間です。
この2~3年、私が大きく取り組んだ事は業務効率の改善
これは、業務の先見性をさらに強固な物にする取り組みで、まず始めたことがToDoリストを貼るホワイトボードの設置。
机には、ラベルプリンタとスキャンスナップ、手元にはいつでも使える様にノートパソコンとiPadを準備。
何よりも一番活躍しているのが、野口式ファイリングシステムを始めたこと。
机回りの書類を一気に背面の棚に収納。たまったら時々処分すると言う焼き畑農業的ルーチン
こうして行くうちに変わった事が書類整理が楽しくなった事です。
細切れな時間をどうやってつなぐかと言う自分にとって難関に近い業務をどうクリアするか?
それが一番の課題と言える今回のテーマ。
積み残しを無くす為には
「今日できることは今日する」
「今日できないなら、やる日を決める」
「納期から逆算して作業日を決める」
と言う原則を作るしかほかありません。
今年も後半分、積み残した一番の課題は3つあり
一つは「業務効率」を向上させる事
もう一つは「仕事」の質の向上
最後に「新しい仕事」の開拓
どれもかんたんな事で無いものの、一つ一つ丁寧に作り上げたいと思う今日この頃です
NTTの光回線の工事が明日になりました。
工事施工会社から事前連絡の電話が入る。
おおくす「エーアイスクエアステーションです。」
工事会社「明日施工する**通信です。工事の件で連絡しました。」
~~以下工事時間や電話の設定等の打ち合わせ~~
おおくす「はい、分かりました。さて※HGW(ホームゲートウェイ)はどこのメーカですか?」
※Home Gatewayの略(光回線終端装置(ONU)と各種制御装置がワンセットになった機器。NECを始め通信各社から供給されている)
工事会社「NE(NEC=日本電気)ですね。」
おおくす「色は何色ですか?」
工事会社「黒です。」
おおくす「NECは白じゃなかった?」
工事会社「えっ?確認します。型番はKI(沖電気)ですが・・・。」
おおくす「沖電気は、NTTからリコールが出ているからNECがいいんだけど??」
工事会社「分かりました。明日、NECを持って施工に伺います。」
と電話を切る
それから程なくして、約30分後にNTTの担当者から電話が入る。
NTT「あのー工事部門から連絡が入りました。どのような事でしょう?後、パソコンの設定の件ですが・・・?」
おおくす「さっき話していた事ですね。それはHGWメーカの件でもう済んだ話のはずです。内容が伝わってない感じがしますので詳細は工事統括部門から連絡する様手配してください。」
NTT「分かりました」
と切り出し、今回のいきさつを説明した。
どこでどう変わったかは分かりませんが、
<1>白=NEC、黒=沖電気の違いとして説明した事が「白の機械か黒の機械か?第三世代?第四世代?」
<2>IP電話(ひかり電話)のHGW設定の事を話した事が「パソコンの設定」
詳細が分からないので、コンサルティング担当者(営業担当)へ引継ぎとなったと言う。
・・・・良くある話では済ませられませんが、あまりに話が変わりすぎて非常に呆れました。
確かにNTTへ供給しているHGWのカラーで「白が良いか、黒が良いか」と問われたら、黒が良いと答えるでしょう。
そこに加え、メーカの話が出れば迷わず色でなく、メーカを選ぶでしょう。
(信頼性の問題もあるためどうしても避けられません)
今回の件をケータイで例えるならば「iphoneのキャリアはSoftBankが良いかauが良いかのレベルであって、色は二の次なのです」
今回の話は前段の通り、沖電気のリコール問題が発生し、回収騒動になっているのは紛れも無い事実で、他の製品は対策済みとは言え、不安はぬぐえない。さらには、設定のインタフェイスがどうしても沖電気は「遅い」という難点もあります。
NEC信者という訳ではありませんが、その後のNTTコンサル担当者から引き継いで営業担当者へ連絡が入った際、今回のいきさつをまとめると次の通り
1)「施工会社(元請け)には、NECが無い」
2)「顧客(おおくす)はNECが良い」
3)「施工会社(現地訪問)はNECを持って行くと説明した」
そんな訳で、困った・・・どうしよう??
私はそんなところをNTT工事統括の担当者と折衝し、明日は暫定で沖電気を設置するが、NECが入荷したら交換する
と言う事で決着したのです。
写真の通り通信系の端末はISDNもNEC、BBIQのIP電話もNECです。
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写真左から
プリントサーバ(pricom C-6200U)→ラベルプリンタ(PT-9500PC)
WiFiルータ WZR-HP-G302H(バッファロー)
BBIQ ONU(三菱電機)
BBIQ VoIPアダプタ(NEC)
NTT ISDNターミナルアダプタ(NEC)
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VoIPとISDN機器の拡大写真
別にNECマニアとかオタクって事でなく、定番がNECであるに過ぎない。と言いたいのです。
写真の通り、NECも黒も白もある為、VoIP系はほとんど黒で、それ以外は見たことはありません。
※写真の白い端末はISDN機器、黒い端末はVoIP機器である
こういった伝言ゲームは実際に伝わる事が少なく、どこの企業でもある話です。
ただ、良くある話で済ませるな!と言うおしかりは今回に限りません。
やりとりの行き違いを無くす為には、やはり紙ベースでやりとりした上で、要旨を伝える
私の場合は、話を進める際に「要件は**つある。」という切り口で説明する
仮に要件が2つあるとすれば、一つ目**、二つ目**と切り分けて話を聞くことが出来るからです。
いかに口づての話ではダメか考えさせられるきっかけかもしれません。

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