近年、私の会社で届く紙媒体の書類は軒並み、ＰＤＦ処理として電子データとして保管するようになりました。
題名などはつけず無造作に投げています。
スキャンスナップ(ScanSnap）を導入して早1ヶ月ほどたちますが、自炊ユーザ（本などを電子データへ書類する事）が多い話を聞く一方で、私の様に日々の紙データをスキャンする人間も多いのもまた事実でしょう。
スキャンスナップが現在どのように使われているか、改めて論じる必要はありませんが
メインのパソコンから、スキャンスナップで取り込んだデータを[g]ＰＤＦ[/g]に変換。
それから、必要なデータをDropBoxへ転送。
このようにする事になったのにも理由があり、一つは、災害はいつ起きてもおかしくない。と言う事。
パソコンに関して言えば、故障して読めなくなるのは勿論困るとしつつも、社外発行分の書類を散逸するのは非常に困ると言う点があります。
特に最近、iPadを持ち出すようになってからは、ちょっとした資料を開いて見せる場合は、DropboxからPDFを開くというスタイルに定着しました。
これが新しいiPadならさらに使いやすいかもしれませんが、使いこなせていない自分にはiPad2で十分でないか。と言い聞かせているところです。（物欲があるとか無いとか以前の話ですが）
scansnapがもたらす利点は、様々ですが現実はペーパー単位でしか取り込めない（構造上の問題ですが）為、どうしてもフラットベッドタイプのスキャナも勿論活用する必要はあるでしょうか。
電子化する事は、散逸を防ぐメリットがある一方でデータの保管方法を間違えるとすぐに機密事項も漏れてしまうリスクもあります。
どちらが良いとか悪いとかありませんが、私の場合は少なくとも保管するスペースを電子データへ移行できる方がずっと利便性が高く、何かあればscansnapで取り込んだデータを探せば良いのでかなり楽です。
今後はこういったデータをどのように管理するかがカギになりそうですが、私にとってみればまずは、スキャンをしよう。それから考えても良いのではないか。と
データ整理は、後からでもいつでもできるのですが、取り込み作業ははっきり言って「拷問」に近いくらい、過酷な作業といって間違いありません。
今後様々なオフィスに一台は備え付けられると思うだけに、ＩＴ企業だから不要だとか決めつけず、すべての業種・業態に欠かせないアイテムになるのでは？と思うばかりです。
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