後納ポストイン(後納郵便)の活用とその後

IMG_0900後納ポストインを使い始めて早3ヶ月。
あまりにも多い、事案を抱えつつドタバタがありましたがようやく収束したところです
私の会社では、後納郵便を定期的に差し出す事にしています。

これまでは、郵便差し出しがある毎に利用していましたが、最近は「出さなければいけない」タイミングに合わせて持ち込む様にしています。
それはつまりどういうことかと言えば次の様な流れで行っています。
1)郵便物を準備する
「1通2通で差し出す案件は原則として行わない」
「書留や速達のようにすぐに出さなければいけない物を優先的に出す」
「5日10日と決まった日に差し出す」
と言うルールを決めています。勿論、DM等の様に大量に発送しなければいけない案件がある場合は別としながら
郵便物は、後納ポストインのケースに無造作に投げ込んでいます。
事務所入り口にある「後納郵便物入れ(といっても単なる袋ですが)」にため込みます。
2)通数の確認と概算運賃の記入
発送の準備ができた段階で、通数を確認し、署名押印をした「後納差し出し票」を一緒に後納ポストインに同封して、ポストへ持ち込む。
847.8:2484:1743:350:246:NONALNUM-32303132C7AF3036B7EE3232C6FC3030BBFE3439CAAC3439C9C330303032:none:1:1:発送受付時の日付印:
3)投かん
ただ、3)の投かんに関して、日本郵便との協議で次の様に取り決めました。
内規では「差し出す郵便ポスト」を指定して、そこへ投げ込む。と言うルールになっていますが、この部分を日本郵便側との協議で、「支店管轄の郵便局または郵便ポストへ投かんして良い」という事にしました。
つまり、どういうことかと言えば
「指定ポストへ投かん」しようが、「郵便局」へ持ち込もうが現実は「日本郵便の支店で処理」する点には代わり無く、ケースが「指定のポスト」にあるかどうかは関係ない。と言う結論になるのです。
これにはいくつか理由があります。
私の事務所は、長崎支店深堀集配センタという「支店から分離した配達専門係」となっており、ここでは郵便物を配達するのがメインで、とりまとめた郵便物は統括部門へ定期的に送り、荷受けをする流れになります。
つまり、「指定のポスト」で集めた、集配センタの社員が郵便物を仕分けする作業はなく、「ケースごと」支店へ送り、処理をしたケースが支店より集配センタへ届き、私の元へ戻ってくる。と言う流れをくみます。
後納ポストインは、本来「郵便ポスト」へ投かんできる目的で始まったサービスですが、現実は「郵便局会社」の事務軽減と、「後納郵便」の利用向上の面では非常に大きなメリットを生んでいます。
その一方で、問題点も発生しています。
後納事務の遅延がたびたび発生した事によるケース返却の遅延、本来署名すべき、後納差出確認票の不足などトラブルが相次ぎました。新しいサービス故に、社員の対応にばらつきが出てしまった事が一つの要因とは言えそうです。
後納郵便の事務自体は以前からあるものですから特段珍しい事ではありません。
今回の後納ポストインは、ケースがあると言うだけでこれだけのトラブルになったとは到底思えず課題はまだまだ山積みであると考えます。
今後も継続して続けられるサービスか、あるいは既存利用者で打ち切りになるかはまだわかりません。
このサービスが後納利用者全体に進んでいけば、利用者も郵便会社にもお互いプラスになるのでは無いかと考えます。
一つのサービス向上のきっかけになればと思う今日この頃です

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