郵送と物流の効率化を目指すには
郵送で使う封筒の工夫が何よりも大事。
封筒も一般的に「長３」タイプが多く使われ、これはいわゆる「Ａ４を３つ折りにして入る封筒」をさすものです。
私の会社では一般的に使用する封筒は「窓付き長３封筒」が多く、窓なしタイプは特段の事情がない限り使わなくなりました。
写真左が長３封筒、右が窓付き封筒。
会社で使っている窓付き封筒は割と便利で、書面に住所・宛名を記載することで手書きを減らすと同時に、封筒の書き損じミスを減らす両側面の目的があります。
請求書を送付するときは、どうしても封筒に宛名を書いたりする手間がありますが、現在はこういったことを最大限に省くことができます。
封筒をいきなり窓付きに変えたわけでなく、最初はエクセルで請求書を作り封筒に宛名を書き、切手を貼りました。
次は請求プログラムを使い、印刷して窓付き封筒で差し出す。
専用封筒を作成することが事務効率化につながり、料金後納郵便の承認も得られたことは大変大きいのです。
普段は一度に差し出す通数は少ないのですが、ＤＭを出したり一斉に請求書を発行したりする場合、後納郵便であれば消印が郵便物に押印されないため、差出郵便局と差出日の匿名化ができます。
（世間一般的にそのようなことをする必要があるかは別ですが・・）
消印主義の場合は、あえて後納郵便の封筒の上から貼ることで、その役割を使い分けることも可能です。
料金後納郵便の基本的な審査は
＊差出通数の申告
＊資力審査をするための資料提出（郵便局側の指定書類）
＊身分証明書の写し（運転免許証など）
があります。一般的に差出通数が高額にならない限り、この３つでほぼ片付きます。
後納郵便の審査が下りると、どこの郵便局を利用するか？という対応に変わります。
一般的には「主管郵便局＝請求・事務を管轄する郵便局」に差し出すのが原則ですが、私のところのように主管局から事務所所在地が離れている場合（ちなみに私の事務所から主幹局まで約１５㎞程あります）、利便性に欠けるため、近隣の郵便局を指定する「他局差出制度」があります。
これは、一般の郵便物・書留郵便などを差し出せる郵便局でどこでもではありません。事前に申告し、受入する郵便局長にあらかじめ連絡する仕組みになっています。
しかしながら、これまで後納郵便はこういった窓口差出が原則だったため、利便性は決してよくありませんでした。
現在は、後納ポストインなど便利なサービスが始まり、営業時間に必ずしも手続きする必要がなくなったのです。
最寄にポストがあれば、そこに郵便物と専用のケースにいれて投函するだけ。
私の会社では、主幹局が集める場所での投函は可ということから、安全性と集荷回数が多い、ローソンを利用することが増えました。
料金後納郵便はどちらかといえば、切手と違い「清算方式」ですから、実績に応じて支払うことになります。
切手を貼る手間もなく、支払は口座振替ですから現金を動かす必要がないのもまた一つの魅力です。
ただ、料金後納郵便はなにかと「無機質」なので、やはり「切手」を貼る。それも「記念切手だ」という会社も少なかれあるようです。
差し出す通数が少ない場合はもちろんですが、会社間で出す場合は切手を貼る時間が正直つらいのです。
５通１０通程度ならまだしも、たまに夜間窓口で１００通以上の封筒に切手を貼っている方を見かけますが、あれは正直つらいものがあります。
差し出す通数が増えれば、料金別納にすることで、切手を貼る代わりに料金別納印を押印することになります。
支払は現金または額面分の切手です。
どちらが良いかは考え方次第だと思いますが、切手をどうしても貼りたい方は少なからずいます。
私はそういったことをせずにすませたかったので、料金後納に切り替えたのです。
効率化は大事です。
もう一つ大事なことは対外的に「郵便物」の取り扱いに気を使うこと。
効率を図るのは同時に「企業としての信用度」もあると考えます。
料金後納を使うのはそういったクォリティ向上に一役買っていると考えるからです。