ビジネスメールは難しい

メールの相手によって気を遣うのは
*クライアント(顧客)なのか?
*取引先(メーカ等)なのか?
によってやりとりは当然変わってきます。
特にクライアントとのメールに関しては、「しっかり」対応が大事です
取引先に関しては、多少緩やかにすべきですが、それでも会社の資質を問われるのでクライアント以上に手を抜けません。
メールのやりとりは、主として以下の様にするのが定番です
(会社名)
 肩書き **様
 いつもお世話になります。
エーアイスクエアステーションの大楠です。
 先ほどはお電話にて失礼しました。
 表題の件について、下記の通りご連絡致します。
~~~~中略~~~~
 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い致します。
と言う流れは文面にもよりますが
多少なり「文語調」で文面を起こしつつ、「口語調」の柔らかさも兼ね備えるのが大事でしょうか。
メールで使う題名
「題名」は結構重要で、端的にわかりやすい名前をつけるのはきわめて難しいと判断すべきです。
これも、会社の運用ポリシー、教育体制で変わってくる故、どれが一番適切か分かりません。
ある会社では、題名に【ご連絡】****の件について
としたり、私は「****の件について」と必ず、****の後は、の件についてと続ける様にするとか
メールの返信で届くときの題名は原則、変えないとかいろいろルールはあります。
メールのノウハウ、一朝一夕で身につくものでありません。
その為、失敗しながらと言う訳にもいかず、一番の練習は
「見本となる顧客や企業とのメールで訓練する」
ほか無いと思うべきです。
会社の規模が大きく、自分の会社が模範となる場合は非常に不幸です。
自社でキチンと行わければいけないそう考えるから他なりません。
改めてメールを書く難しさを垣間見ました

Comments are closed.