ファイル整理の手法とその技術

根っから仕事が好きじゃないおおくすです。
近頃は、夜型人間じゃない事に気づき、極力早く就寝する様にしてますがなかなかできず。
さて、今日はファイル整理の手法について考えてみました。
クライアントから様々な資料などをもらうのですが、やはり保管が難しい訳です。
ただ、紛失などしてしまえば身も蓋もありませんから、何らかの対策は急務になります。
そこで普段から行っている事を紹介したいと思います。
(1)ファイル保管方式
データのデジタル化として、PDFにする手法も同時に行っていますが、アナログ人間な私は、パソコンで見るのと別に、紙ファイルにすべてとじて保管しています。
スキャン用アイテム

綴じ込む資料は、些細なものでもとにかく入れておく習慣をつけておけばいざというとき役に立ちます。
ただ、欠点はクライアント毎にファイルを作っているので取引件数が増えると保管スペースに困ると言うやっかいな事になります。
ラベルプリンタ

私の会社ではそういった事も踏まえ、1年間に実績が無かった場合はいったん保管場所を移動して手元におくファイルを常に一定にしています。
ファイルを作るクライアント(顧客)は、主にホームページ制作に関連する場合だけで、それ以外は業務別のファイルにまとめて綴じ込んでいるため場所はさほどとりません。
(2)野口式保管法
「超」勉強法で有名な、野口悠紀雄氏が提唱する、「押し出しファイリング」を昨年から始めました。
封筒の上部(主に角2を利用)を切り取り、その中に資料を入れる。
封筒には、「中身」に何を入れているかをかんたんにメモをして左から順に置いていく。


整理整頓が苦手な私にもすぐ取り組める上、書類探しもかなり楽になりました。
探す場所が限られるのは作業効率上便利です。
ちょっと必要だな?と思った場合、すぐに封筒にしまうだけで良い手軽さは、時間が無く整理が難しい。
人にはもってこいです。
ただ、外観が悪い?と言う意見も多少ある様ですが、資料の整理整頓と言うより「時間別収納」の段取りとして大変有効な手段だと思います。
必要なのは、封筒と封筒を立てかける棚があるだけで大丈夫です。
棚にたくさん封筒がたまって、右端にたまった封筒の中身を見て、不要と思ったら処分する。
時系列に並んでいるから探すときも探しやすいと言う、いわゆる「シーケンシャル(連続性)検索」となる訳ですから、段取りがつけやすいと思うのです。
机の回りがなかなか片付かない?事で悩んでいる方。是非一度試してみては如何でしょう?

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