仕事は一通のメールで決まる

インターネット時代のエチケットの造語として、[w]ネチケット[/w]という名前が使われて久しい今日この頃です。
私自身は、顧客からのメールについては、操作指導の一環でアドバイスをしておりますが、業者については今後のつきあい等も含め、一つの判断材料にしています。
特に日々メールで取引をする私たちにとって、メールのレスポンス率が悪い業者は正直信用におけません。
私は、同業者間で名刺交換をする場合は、必ずメールを出すように心がけています。
しかしながら、返事が返ってくる割合は1割にも満たない事が分かります。
メールの返し方を知らないのか、あるいは「メールを返すまでもない奴」と思ったかは分かりません。
メールの返信率が低い事は、日々の業務において支障を来すか、メールでのやりとりで今後も可能かを見るための一つの指標となり、大変重要な要素です。
ただ中には、私が電話で問い合わせをしても、返事は決まって「メール」という横着な業者がいるのも事実で、これは「常識が無い方」ですから、送信者の上司を通じて指導をして頂いた事は言うまでもありません。
(この場合は、私が顧客であるのですが・・・・)
立場的に、メールを行う事が多いのは、業者(いわゆる私)がメールを送る事がほとんどで、受信者である(顧客)が返信するしないについては、あまりとがめる要素ではありません。
※実際、メールのやりとりが苦手な顧客も全体の半分ほどいる為、必ずしも効果的とは言えない。
私たちのような、インターネット関係の業者であれば「メール」は会話等に匹敵する程、重要な要素であり、そつなく対応できなければいけないと思うのです。
今日、とある会社の方からメールを頂きましたが、メールの内容次第では仕事を受託する予定でした。
しかし、あまりにも心証を悪くする事があり、検討の結果、断ることにしました。
(メールの内容ももちろんですが、それ以外にも理由はありますのですべてではありません。)
私の会社名は、正しくは「エーアイスクエアステーション」となりますが、通称は「ai2station」でかまいません。
領収証や一部の口座振替の記帳等では「ai2ステーション」としておりますので、上記通称でなくても良かったのですが、残念な事に「aiステーション 殿」という名称だったことに愕然としました。

敬称「殿」について
私的文書においては、格下相手に対しての敬称として用いられることが一般的であり、格上や同格の相手に対して「殿」を使うと失礼とされることがあるので注意が必要である。

※wikipedia[w]敬称[/w]より引用
私自身は、名前を間違える行為ほど「失礼極まりない行為」と位置づけておりますので、殿を使う云々はともかく、この時点で「ダメ」と感じたことは言うまでもありません。
呼称等については原則
 法人(会社名)がある場合は、「御中」
 個人名であれば、「様」
 となるため、一般的な継承表記として、会社代表宛に送るメールの場合は
エーアイスクエアステーション
 代表 大楠 和誠 様
とするのが一般的であり、この場合は一字一句間違える事は許されません。
以前は、
エーアイスクエアステーション 御中
 代表 大楠 和誠 様
と言う表記が正しいと思っておりましたが、ビジネス文例集を見る限りでは、二重[w]敬称[/w]となるため、誤りであることを指摘しており、私の会社でも今春から正規表現に改めました。
ほし
このような、敬称等については、敬語の難しい日本語ですからあまりとがめることはできません。
しかし、会社の固有名詞を間違える事などは決して許される事ではありません。緊張感の欠落といった事と思います。
私が一番危ぐするのは、過信から来る事だったように思います。
日々こういった業務日誌をつけながら思いますが、格言に「他人のふりして我が身振り直せ」と言いますが、まさにその通りだと実感します。
その次に、感じたことは「メールソフト」に関する事です。
近年、メールソフトにoutlook express(現windows mail等)を使用するケースが多々ありますが、メールソフト等を否定してはおりません。
私たちがセキュリティのトラブルでいつも問題になっているソフトは「outlook系」が多い為、必ずメールソフトを見る事が一つの習慣となっています。
この場面でもう一つ困ったと思ったのが「HTML型式」のメールで送信している事
今回は幸い、受信ができましたが、中には「文字化け」したりするケースが有り、会社のポリシーによってはHTMLメールは受信不可としている企業が存在します。
こういった中で、HTMLメールの設定をテキスト設定に変更するなど、特段の配慮が必要であるにもかかわらず、HTMLメールで平然とメールしているのは、まさしく愚の骨頂です。
HTMLメールは確かに便利ですが、企業の広告メール以外では不要であると思います。
そういった部分等をみて、しっかりしたメールが出せない会社との取引は今後可能か?といった時に、難しいと言うのが結論です。
私も、常にメールで失礼がないように心がけておりますが、どうしても失敗する事があります。
失敗しないためには「相手のメール情報」をそのままコピーするなど、失敗を最小限にくい止める努力は必要と思います。
顔が見えないからこそ、メールの大事さを痛感する今日この頃です

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