日々の出来事を考えた際に、事前準備を綿密に行う事が日々の業務において大事です。
月末のこの時期になると、銀行へディスクの提出に行きます。
口座振替の事務処理は、月末に確定した数字を元に、データ処理したＦＤと書類に印鑑を押して銀行へ提出です。
提出先が、口座開設店に限られている事もあり、片道半時間ほどかけて月２回、提出ですが
いつの間にか、当たり前の仕事になっていました。
以前は、１～２時間の作業も最近は１０分程度で書類を作成してしまう事ですが、数字を間違えないように打ち込む事が一番の仕事かもしれません。
通常は、定額引落の顧客が中心のため、引落金額の調整が不要ですが、中には「変則」で収納をおこなったり、スポット作業の為、データを作り直したりと顧客により様々です。
それでも、双方のメリットを考えた場合において、収納業務があるかないかでは、仕事の効率が大幅に変わるため、今では仕事に欠かせないサービスの一つです。
事務メリットとしてあげられる事の一つに「取り組み日」が指定できる事
収納日が決まっていれば、「入金スケジュール」のめどが立つため、口座振替や支払いの面で、便利だと言うこと
特に、個人事務所である私の所は、仕事が多い時はともかく、仕事が少ない月は、収納業務を行っている事で、ある程度の資金繰りのめどが立てられると言うメリットがあります。
ただ、本来は振込を原則としている顧客が多いなか、振替を依頼するきっかけとして「振替に伴う手数料はお客様負担なし」という特典を出すことで、より使いやすくしてもらう事を目的にしています。
中には口座振替手数料を別途徴収する会社が存在しますが、これは「振込より手数料が高い」ケースもあるため、逆に敬遠されてしまう要因となってしまいます。
もっとも最悪なパターンの一つとして、「引落金融機関の限定」を取っている会社もあります。
「郵便局限定」といったケースや「＊＊銀行限定」とか無意味な条件を付けている会社が存在するのも事実です。
これらは、「自社の都合」を優先した結果であり、顧客サービスの面にたった事とは到底思えません。
私の会社で採用しているケースは、当初は「長崎県内の銀行限定」といった収納業務からスタートしました。
主な取引先が、県内だけだった事もあり、不便さは感じませんでしたが
年数が経つにつれ、「郵便貯金（ゆうちょ銀行）」の取扱も行うべく、ゆうちょ銀行へ打診をはかりましたが、あえなく申請は却下され、途方に暮れていた時に、「全国金融機関＋ゆうちょ銀行」ができる収納方法が見つかり、現在はすべての金融機関（ゆうちょ銀行含む）の対応ができるようになりました。
口座振替を始めようとおもった本当の理由は「振込に関する信用度が低かった事」による「貸倒問題」がありました
ある会社では、３ヶ月ほど、滞納されてしまい、その上で催促してもなかなか支払いに応じてもらえなかった時代がありました。
その上で支払いは「小切手」だったため、回収時間と換金の事務コストを考えれば到底たまったものではありません。
当時は、近所の支店が払い出し口座でしたが、現在は、車で４０分近くかかる所が払い出し支店となり、交換所へ回せば、数日は回収にかかる苦い経験が自分の中では一番でした。
口座振替にまつわるエピソードはこのほかにも色々ありますが
何よりも、お金に換えがたいメリットが双方にあるのではないか？と個人的に思うところです。
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