重要な書類

こんばんは。晩ご飯食べてうつろなおおくすです。
今日はある事業所のメンテナンスにいきました。
いつもながら作業量は多く、くたくたになって帰りました。
その際に感じたことは、書類の考え方。
私にとって、このような書類を扱う際感じることは、受領書類は数日保管するということは考えられないということ
近年、新規契約を行うお客さんの資料を受領する際、申込書原本は、お客様の手元に残すこと通例となった。その手法は、きわめて単純で、「申込書を事務所へファクス」する形で、残すという方式である。
このことにより、正本をお客さん、複本(コピーに相当)を私ということで、必要以上の個人情報が流出しないやり方となる。
このようなことを行っていて、いつまでも保管しておくことは、当然であるが「できるはずがない」
切手などの通信コストが多くかかっても、どんなに面倒なことであっても「再発行が困難」な性質なものを無くせば、私に責任が乗っかるのでとてもでないがたまったものでない。
今回は事業所のものであるために幾分かよいと思うが、やはり今後のことを考えると背筋がぞっとする。
改めて、自社の情報管理体制は十分か考えてみることにしたい。

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