事務効率を上げる我が家の文房具とITツール

プリンタがパソコンの倍もなぜかある、おおくすです。

ちまたではパソコン狂の声も聞こえてきますが、たぶん間違ってません(自認)

2013-11-08 23.34.15-2

私は仕事柄デスクワークと現場の仕事が半々あり、現場の仕事については、ほとんどが半日から終日外出する為戻ってきてからの仕事はとにかく山盛りです。

そのため文房具はとにかく切らせない様、気を遣っています。

私のところでは基本的に

  • 「手書きは必要最小限」
  • 「スタンプ類はシャチハタ」
  • 「用紙の裏紙は必ずシュレッダーにかける」
  • 「客先に提出する場合は、カラーレーザで印刷」
  • 「書類はスキャンスナップでデジタル化して保存」

と言うようにしています。

昨年は、大幅な設備投資を行い、一巡したところですが後、欲しいと思っているモノは

ScanSnapの立体スキャナSV-600

サーマルプリンタ PJ-663

 

見れば何でも欲しくなるんですが、半分が自己満足、半分は実務で使う。

と言う部分で、特に実務で使うプリンタの頻度が社内文書はモノクロレーザ、運送会社の伝票も同じく

短時間で仕事をこなす為に、わずかなスペースも無駄にできない訳で文房具はここ数年で変わってきた。

特によく使うのが

「ボールペン」と「サインペン」

文房具の達人から見れば、私はまだまだひよっこなのだが、一つ一つのグッズについてはできるだけ良いモノを使う。

ここで言う良いモノは、いわゆる「メジャー(有名)」な企業の製品を使う。

メジャーな製品は、QC(Quality Control:品質管理)がきちんとしていて気持ちが良い。

どうしても100円ショップで済ませがちですが、社用品に関しては特段の事情が無い限り文具専業メーカ品(おもにコクヨ)を使用。

アスクルを利用する関係上、PLUS製品も多いが、このあたりは定番品という位置づけ。

 

以前のクイズで「定規」と「物差し」の違いは何か?

と言う時、定規は「線を引く」モノ、物差しは長さをはかるモノ。

と言う事になっているという。

つまり、線を引くためか長さを測るためか?といった時、昔はプラスティック定規が多かったが、近頃はメタル定規を使っている。

メタル定規がどうして必要になったかと言えば、ウェブシステムでEzPostPrintをはじめとしたシステムで寸法を測る際、どうしてもプラスティック定規だと誤差や摩耗が激しかったので、ステンレスのメタル定規にしている。

長さは15cmと30cmを両方持っており、普段は15cmあれば十分。

30cmについてはたまに使う程度だから頻度としてはかなり少ない。

 

後は、封筒。

封筒も以前は切手を貼っているのが今は、専用に作った封筒でロゴ入りのおしゃれなデザイン。

 

仕事の効率を上げる最大の工夫は

「作業の手数を減らす」事。

 

郵便物を後納で差し出すのは面倒、切手が便利だ・・と言う話ですが

今年の4月1日から郵便料金が全面改定になります。

 

後納郵便なら・・・・

 

新額面の郵便料金を「申告」するだけで済みます。

切手はもちろん「必要」ない手軽さ。

必ずしもこの話で済む訳でありませんが、手間を減らすのはすごく大事な事。

 

文房具でこれは便利!と言うものは特に持っていませんが、毎日使う上で「壊れにくい」モノを選ぶ重要さ。

 

メジャー品がQCがしっかりしているのは、100円ショップをはじめとした製品には残念ながら品質管理の面ではどうしても劣らざる得ません。

これは、朱肉が一つの例で、100円ショップの朱肉とシャチハタから出ている速乾朱肉

押印するとよくわかる印影の違い。

 

スタンプ印に関しても、20代前半の頃は、シャチハタ以外のメーカでしたが、10年前からシャチハタのネーム印(私の分は特注扱い)ですが、一度も壊れず未だに使っています。

 

良いモノは長く使える。高いかもしれないが、丁寧に扱えば10年以上。

 

文房具に求められるのは、価格以上に「耐久性」

使い捨てかもしれない文房具も丁寧にかつ品質の良いものを選べば極端な話30年でも使えるじゃないかと思います。

 

後はモノを無くさない様にする。買い置きはせず、その都度購入する。

 

私の場合、基本はAmazon、定番品・PBはASKUL、マイナーは石丸文行堂と決めています。

(逆にここしか選択肢が無いのだが・・・)

 

目下欲しい文房具は、オリジナルXスタンパーのラインナップを増やす事。

オーダーメイドで作る事ができるんですが、1個数千円するので少し躊躇してますが、今年は一気に買いそろえようと思っているところです。

 

文房具は自分の手足のように使い勝手が要求されるので、無理に使い続けるのではなく、どんどん買い込んで良いモノを見つける。

私の手元にある文房具がメジャー品になったのは、頻度と耐久性を考えた結果かもしれません。

 

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