メモを取る、記憶する、やりとりする

仕事に於いて、どうしても
「メモ」を取る習慣は絶対条件と言わんばかりの事ですが、メモを取ってもやっぱり物忘れが多い私は、いかに効率良く記憶するか?と言う事に心がけています。
私は電話番号を覚えるのは趣味に近く、名刺交換をすると電話番号のパターンを読み取ります。
傾向を見ることで、今後の役に立つことがあるからです。
電話番号とメールアドレスはほぼセットで覚え、一人担当者の名刺を見てアドレス割り当ての傾向を知ります。
これで概ね、アドレスの打ち間違えは無くなると思います。
お客さんのクライアント情報をメモに取る事はアウトラインのみで、肝心なところはやはり資料をコピーした上で、ファイリングするのがほとんどです。
メモを取るのは、漫然とやりとりしない上で、欠かせない事で、メモを取った安心感ではありません。
メモを取る過程でやりとりしたことを追認する為で、結局は資料整理する際に改めて考える事になりますからこの作業も欠かせないのです。
私がメモを取る事で重要にしているのは
*曖昧になりやすい事案
*第三者確認が困難な事案
の点であり、曖昧になりやすい事の一つに
「打ち合わせの日程」が上げられます。
第三者確認が困難な事案としては、エビデンス(いわゆる現場証拠等)に関するもの。
これは、写真やメモに加え、資料のコピーを取る等万全の体制で行かなければいけない事があります。
しかしこういった事も、慣れてくるとすぐに頭に入るようになるので
お客さんの名前から
電話番号・住所・社長や担当者の名前がすらっと出れば十分だと思います。
覚えるコツは、関連づけて覚える
社名だけでは覚えにくいので
業種は**、名前は**、電話番号の特徴は**、名前の特徴は・・・と言う形ですべての事象に理由付けがよさそうで
この作業は「インデックス化」と言われます。
私は、お客さんの名前よりも、電話番号で覚える傾向があり
****番は誰々さん、と言う感覚です。
その為、会社の外線に着信した電話番号を元に連絡の可否を決め、必要があれば事務所からの報告と合わせて架電しています。
迅速な連絡は、慣れるとかんたんですが
難しいなぁ
と思う時は、自分の中でまとめられる共通事項を見つける工夫
「いわゆる最小公倍数」的考え方
同じジャンルでくくる
「因数分解」的考え方
を念頭に置けば、割と覚えるが少なくで済むのです。
100ある内容を100覚えるのは難しいですが、そのうち5だけで済めば何とかなる物です。
覚える内容を減らす
必要な事は何か即座に判断する。
これが記憶の基本と思います。
セブンメモリーなんてかっこいい事言いますが要は「7つ覚えれば十分だ」と言う事の裏返しです。
もっとも私が一番言いたいのは
物事は「むやみに覚えるな」「覚える内容は絞れ」
と言うことです。
これだけでずっと楽になります。

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