私のような、個人事務所はとにかく、緩急の激しい所で、年中忙しいならば人を入れてとなるのですが、暇なときはほとんど電話も鳴らない程、のんびりしたところです。
さて、私自身は、お客さんからの問い合わせをレベル分けして常に考えております
電話で問い合わせを頂くお客さんの半数以上が、緊急性のない問い合わせである事が多いですが
逆にメールで頂く上で、「時間が合うときに」という趣旨の内容の場合、９０％以上が、緊急性を要する事が多い事に気づかされます。
あまのじゃくに取られそうですが、急げという内容ほど、緊急性に乏しい事が多いと言いましたが、全く無いといえば、嘘になります。
これは、問い合わせの頻度等により、「緊急性」があるかどうかを判断する材料になるのです。
そうした中で、私も人間ですから、どうしても、優先順位をつけざる得ない事があります。
救急医療の中で「[w]トリアージ[/w]」というタグがあります。
これは、緑から黒までのカードに患者名と診断者名を記入するようになっており、診断者が状態を見て、カードをちぎり、優先的に対応する事を行う、災害救急における方法で、レベル３が「軽傷」、レベル２が「重傷」、レベル１が「重篤」、レベル０が「死亡」という判断を行うものですが
日常業務においても、トリアージと同じ事を行う事は多々あります。
私の会社ではお客さんには電話は「事務所」へ連絡頂く事をお願いしているのは、このトリアージに関する考え方とも言えます。
つまり、「緊急性」を要しない場合は、「＊＊までに連絡」というスケジュールを事務所で行い、緊急性を要する場合は、その段階ですぐに私が応対し、必要に応じて出張対応という仕組みを作っています。
その中で、書類作成や事務処理など一定の期限を持っている事案については、期限に遅れないようにすれば良いだけで、優先順位は下げても支障は無いと思われます。
仕事を届いた順に行う事は大事ですが、遅れそうな場合は、遅れる事を明示した上で、仕事をこなさなければ
いつまで経っても、仕事が片づかず、取りこぼしたり、約束を果たせなかったりとその顛末は悲惨なものです。
私の場合は、人に頼むのが苦手と言うより、アテにしても反故される事が多いためか、あまり頼む事をしなくなりました。
そう考えたとき、「手空きの時でかまわないから、連絡よろしく」と言う頼み方をする人ほど「本当は急いでいるが、気の毒で言えない」という事も多くあります。
中には、言葉通り受け取っていつまでも連絡しない業者が多いのも事実で、先月から依頼している事案がありますが、未だに音沙汰がなかったり、送ると言いながらも、結局届かなかったりすることが後を絶ちません。
連絡がない会社のうち、いくつかは今後の取引が無くても困らない所ですが、中にはどうしても困る所がある為、催促しなくてはいけないように思う今日この頃です。
このように、救急事情に限らず日々の業務においても「優先順位」をしっかり見極める事が、限られた時間を有効に使う、効果的な方法に思えてなりません。
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