口座振替事務って繁雑である

毎月今日は一番忙しい日
今月の売り上げを確定させて、決済の申請を行う日です。
うちの会社(というより他社も同じと思いますが)の場合、今月の売り上げを確定させる日(15日・末日)に請求書の作成を行います。
15日は、月次請求書を作成する日でスポット契約やその他の請求を行うのです。
一方で末日請求書は、年次請求書を発行という事で行っているのです。
その中でも、月次請求書はとにかく大変で
「振替決済額の確認」と「金融機関用データ作成」があり、特に決済額の確認は慎重を期する部分です。
今日は、某銀行が支店統廃合で「口座番号」が変更となったにもかかわらず、通知が届かない事に疑問をもった私は、某銀行の支店へ電話。
すると、「新しい口座は、お客さんが知っているのでこっちから連絡するようにさせます♪」
と言われる始末。
そりゃあ、お客さんに尋ねれば「楽勝」と思うのですが、下記の理由から金融機関へ尋ねた経緯がある。
「口座振替約款」には次のような条項があり
「4:預金口座振替について仮に紛議が生じても、金融機関の責めをのぞき、貴金融機関には迷惑をかけません。」
という事項がある。
どういう意味かと言えば「個人的理由で事業者(つまりうちの会社)と取引銀行に迷惑をかけたときは契約者が責任をもって対応するが、契約者が原因でない場合は、対応しなくて良い」という解釈である。
つまり、口座情報は、本来「変更元金融機関が全社へ通達するべき」であって、回答しないというのはあり得ない事と思っているのです。
うちの会社で口座振替を推奨する理由がもう一つあり
返金用口座も兼ねているのがもう一つの理由です。
この点からも、口座情報を再度尋ねることは失礼に当たると考えたわけです。
んで問題の本件について
支店統廃合で口座番号が移管されてしまった、旧支店・旧口座番号はいったいどうなるのか?
そのまま引落先口座として大丈夫か?
心配になって事務センターへ尋ねる事にしました。
早速担当者から回答が得られ、見解は次の通りでした。
旧口座番号等は、新口座番号にひも付けが行われているため、社内的には全く問題は無いということ。
振込先としても可能であるが、早い段階で切り替えてほしい
便宜上2~3ヶ月としているが、実際は「移行の期限を定める事はしていない。ただし、合併やその他銀行に特別な事情がある場合はのぞく」という回答でした。
おもわず、「へぇ」と思ったのが私の感想でした。
振替事業者としてみれば、古い口座情報でも問題は無く継続して取り扱いが可能という。
しかし、上記理由を考えると、早い段階で準備をしておくことは間違いでなく、正しい事だという。
さらに、付け加えて言われたことが
「変更口座情報は、別途郵送で案内しているが、すべてではない」
「全部行うのが本来であるが、実務がおいついてないようだ」
との事。
う~ん、よいのか悪いのか
勉強になりました。
そんな特別処理を活用して今月までは、旧データで作成し、来月から新データへ切り替えようと思った今日この頃です。

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