雑記帳

おおくす的書類の整理方法

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出張の時は、寝る前に資料をカバンに入っていることを確認するのが習慣の私です。
出かけていつも、「カギ」を忘れ、「財布」を忘れ、しまいには「提案資料を忘れる」というおっちょこちょいな私です。
「忘れん坊」と事務員から冷ややかな目で見られます
さて、そんな私も事務所に戻るととにかく、郵便物やファクスなどがバンバン届いています(汗)
中身をみる余裕があるときはともかく、余力なく山積みの事もあります。
昔こんなお客さんがいました。
契約書をなくしたのでコピーをほしい
契約してから1ヶ月もたたないうちに契約書を無くすのは大丈夫か?と不安になりました。
じゃあどうして無くすか?
書類の整理方法がまずいと思うからです。
契約書は、仕事を引き受ける上でかなり重要な書類です。
私の会社では「契約書」原本を持ち帰る事は特別の事情をのぞきまずありません。
ではどういう方法で受領しているか?
簡単な事です。
原本をファクスでもらうのです。
そうすると、わざわざ複製を作る必要もありません。
届いたファクスを事務員が契約書ファイルにつづり、顧客データベースに登録します。
この情報を元に、請求書等を発行する際に使用します。
では、このお客さんがなぜ契約書を紛失したか?原因を考えると
「保管場所を決めていない」ためです。
私の会社には「重要・契約書控え」という段ボール箱があります。
保証書やクレジット契約書等はすべてこの箱に保管してます。
必要なときすぐに取り出せるため、困ることは全くありません。
本当はもっとよい方法があるのでしょうが、細かく分けすぎるといざという時に「探し出せません」
一方で、顧客間契約書は全く別の方法で行っています。
契約条件等を記載しているため、これはさすがに段ボール箱には保管しておりませんが、すぐに確認できるようにしてます。
発生の都度、面倒くさがらずにきちんと保管していれば無くす事もなかったのにと思いました。
契約書を無くした、このお客さん。その後、訳あって契約解除になりました。
私自身、他人事に思えませんでした。契約書のファクス化をはかったのはこのあたりからでした。

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