私の会社では普段から、様々なＩＴシステムを導入していますが通常期はわざわざ導入するまでも無く良いことばかりです。
しかしながら、人手が足りない等といった理由でミスが起きそうな時こそ、ＩＴシステムの真価が発揮されるときと思います。
具体的な事例として、私の会社では運送会社の伝票は原則パソコンを使って作成します。
一見手書きする方が素早くできそうな印象がありますが、現実はオンラインシステムで作成するのが実は早いのです。
特に1件2件といった件数程度であれば、あまり差が出ることもありませんし、これらの諸問題に対応しなくとも良いでしょう。
しかしながら、パソコン入力と違い、手書きの場合は書き間違えを行えば、再度はじめからやり直しと言う恐ろしい事があります。
私の様ないい加減な人間は多少手直しをしてそのまま仕上げますが、やはり現実は書き直しがほとんどです。
そうなると、笑えるはずもありません。
ピーク時に発揮されるというのは、そういった時間・サービスなどといった制約の中で最大限の効率を上げる為の仕組みであり、この仕組み作りは今日思い立って、明日からできるまたは今すぐできると言う案件ではありません。
通販を手がけている顧客が手書きをしているところは残念ながら今でも結構見かけます。
そうした中で、パソコンを使った伝票を打ち出すことは顧客管理と正確な情報処理につながると私は考えます。
さて話を元に戻します。
企業システムを導入するコストは相応に発生します。無料と言うのは、システム料が無料であり、そのほか関連する機器には当然ながら初期費用が発生するのは致し方ありません。
短期的な視点で見れば、システム投資は決して安くありません。
ただ、自分の仕事がピークになり同時にこなさなければいけない案件が山積したときは、こういったシステムがある事で業務軽減になるのは間違いありません。
まさに企業システムの真価は「ピーク時に発揮」され、通常期はシステム利用の「練習」を行う必要があると私は考えます。
ルーチンワークが悪いとは言いませんが、必要とするときにできなければ意味がない。
そう思うのです
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